CPEDA LOFT
Четыре вопроса к площадке
Четыре главных вопроса, которые важно задать, когда выбираешь площадку под мероприятие.
Клиенты заливают жилетки горькими слезами и рассказывают свои истории неудачных мероприятий, промахов и откровенных провалов. Вообщем-то нового в их рассказах мало, но удивляет другое… Почему большинство ивент-менеджеров и прямых Заказчиков не учатся на своих ошибках?
В этой статье делимся опытом и заранее предостерегаем от неожиданностей на мероприятиях.
Талант ивентера «увидеть» все тонкие моменты организации — это гарантия успешного мероприятия.

1

Что входит в цену?

Узнайте что в «цене» площадки и попробуйте этим манипулировать
Всегда уточняйте, что включено в цену аренды.
Даже если цена оказалась выше Ваших ожиданий и тем более, если цена показалась низкой.
Решение надо принимать с холодным, прогматичным рассчетом, а не оценивать и сравнивать по опыту: с оглядкой на бюджет и интуицию.

История из Ж.
Знаем историю, как Ивент-агентство в прошлом году «вылетело в минус», когда арендованная им площадка за день до мероприятия сообщила, что не предоставляет, кроме стен, розетки и туалета, ничего. Ни базового света, ни базового клининга, ни базового звукового оборудования, ни микрофонов — н и ч е г о!!!

Пришлось срочно за собственные деньги заказывать на стороне все нужные примочки, которые, обычно, по умолчанию входят в стоимость аренды. Но в этот раз низкая цена затуманила разум организатора…

В нашем случае случается наоборот. Клиент слышит базовую ставку аренды и говорит: «спасибо, я подумаю». Приходится ему вдогонку «впихивать» дополнительную информацию: у нас в цене клининг, оборудование, время на ваш монтаж, оснащение и все, что может понадобиться на вашем мероприятии.

Как это использовать для себя?
Когда знаете что  «сидит» в цене на аренду площадки под ваше мероприятие, вы четко понимаете что вам нужно, а что нет. Смело давите на арендодателя и спрашивайте в лоб: «а как сделать дешевле?» Часто один этот вопрос оборачивается для организатора хорошей скидкой и он получает дорогую площадку за вменяемую цену.

2

У Вас есть свой кейтеринг?

Кейтеринг от площадки обойдется дешевле и пройдет без геморроя.
История из Ж.
Наш Клиент рассказывал, как заказал фуршет с теплыми закусками на мероприятие в сторонней кейтерингвой службе. Этот кейтеринг никогда ранее не работал с площадкой, которую выбрал Заказчик. Они обещали приехать за час до начала мероприятия и все подготовить в лучшем виде.

Не приехали. Машина с закусками опоздала в московских пробках на 30 минут и на финише не прошла по высоте в арку двора, в котором находилась зона разгрузки площадки. Все официанты, менеджеры и водитель 400 метров, на руках, в режиме ошпаренной кошки таскали коробки с едой и посудой.

В итоге горячие закуски оказались холодными. Стафф мятым. Подача смазанной, гости голодными, настроение испорченным. Мероприятие не освещали ни в СМИ, ни в интернете, чтобы не придавать позор огласке.

Почему важно спросить.
Часто на площадках есть свой кейтеринг или кейтеринговая служба на коротком поводке — «карманный кейтеринг».

У «карманной» кейтеринговой службы не возникает проблем с логистикой, качеством и подачей. Внешние риски у них сведены к минимуму и на каждую внештатную ситуацию есть запасной план, не то чтобы «Б», а прям до середины алфавита.

Вы можете рассчитывать на небольшую скидку или дополнительный бонус, если у площадки собственный кейтеринг и вы им воспользуетесь.

3

Сколько туалетов?

Первое правило мероприятия:
Один туалет на каждые 30 гостей
Что естественно, то не безобразно. От того ли никто не спрашивает про количество туалетов? Все знают, что туалет на площадке маст хев, но всем пофигу сколько этих самых «белых» друзей…

Всегда спрашивайте про количество туалетов на площадке. Не зависимо от формата вашего мероприятия — гости будут посещать уборные: и на конференции, и на презентации, и на корпорате, и на любом другом мероприятии…

Представьте себе на секундочку, как половина ваших гостей стыдливо мнется в очереди в заветную комнату и смотрит на вас взглядом, в котором смешались молитва и ненависть… Другая половина справляет нужды и стоя, и сидя за ближайшем углом и кто-то там же пытается отрезветь, использую старый «армейский» способ из трех пальцев… Ужас.

Важно.
Запомните, на каждых 30 гостей — один туалет. Сколько гостей на вашем мероприятии? Если 300, значит туалетов нужно 10 — математика простая.

В CPEDA LOFT шесть туалетов и если их количества по расчету не хватает — мы заказываем дополнительные туалетные кабинки, чтобы ваши гости он слишком надолго отвлекались от темы мероприятия.

4

Какие есть ограничения?

хватит ли электричества, когда можно начинать шуметь, о чем вам стоит знать?
Ограничений существует вагон и маленькая тележка. Спрашивать про каждый в отдельности — смысла не имеет. Каждая площадка знает свои слабые стороны и не хочет создавать конфликтных ситуаций, попадать на штрафы или решать споры в суде. Представитель площадки сам расскажет про ограничения. Просто спросите: «о чем мне стоит знать?»
И все же два момента стоит уточнить дополнительно. Электричество и шум.

Про шум.
Часто площадки декларируют ограничения по шума, но на практике получается чуть-чуть не так. На некоторых площадках реально нет ограничения на шум после 23:00, но! Начинать шуметь можно только после 19:00… Вроде бы ничего, но если на вашем мероприятии выступает кавер-группа — саундчек станет проблемой. Спросите когда можно начинать шуметь!

Про электричество.
Представитель площадки может даже не предполагать, что их мощности станут для вас ограничением и такое случается часто. На больших мероприятиях монтируют световое оборудование, звук, экраны, сцены… Энергопотребление в разгар вечеринки переваливает отметку в 60 и даже 90 кВт.
Остаться без света по среди вечеринки, не смочь подключить половину из запланированного оборудования — это плохо. Спросите у площадки про электричество заранее, потому что «квартирных» мощностей в 7−12 кВт для веселья точно не хватит.

Например, в CPEDA LOFT выдерживаем нагрузку до 160 кВт.

БЛОГ CPEDA LOFT
Почитать ещё
полезные советы, анонсы мероприятий, отчеты с вечеринок