советы CPEDA LOFT

Мелочи, которые убивают мероприятие

эти нюансы выпадают из поля зрения при организации мероприятия и превращают его в «армагедец».

Кто оценит мероприятие?

Ваши бессонные ночи, нервные тики на обоих глазах, вырванный клок седых волос, сотни писем подрядчикам, ворох смет, счетов и актов — выльются в односложную оценку Гостей: говно или конфетка.

Друзья и знакомые на свадьбе; журналисты и блогеры на презентации; меланхолики на мотивационных тренингах; отраслевые акулы на конференции; развеселые подростки на вечеринке…
Все они Гости на вашем мероприятии. Кто бы они не были — они главные критики и они будут оценивать «правильность» впуленных денег на организацию.

Многие мелочи убивают настроение гостей и подталкивают их к негативным отзывам о вашем мероприятии. Здесь мы собрали TOP-10 просчетов в организации, которые упускают из виду ивенторы.

1

Менеджер площадки

должен помогать вам в организации мероприятия на каждом этапе и следить, чтобы все шло по плану.
Выбирайте площадку с профессиональным менеджером, который погружается в организацию вашего мероприятия и помогает на каждом этапе: придумать идею, подсказать решение, найти подрядчика…

Менеджер-площадки присутствует на мероприятии, но его никто не видит, а он видит всех. Вместе с вами он контролирует, чтобы все шло по плану и в любой момент готов решить нештатную ситуацию.

Если на площадки нет такого профи-менеджера, то нафиг такую площадку…

2

Охрана на мероприятии

даст гостям ощущение безопасности и спокойствия, без которых невозможно полностью расслабится.
Охрана контролирует, чтобы на мероприятие попали только те, кого там ждут. Халявщики, «засланные козачки», заблудившиеся курьеры и просто любопытные дебилы — не потревожат гостей и не отвлекут от получения положительных эмоций.

Охрана присматривает за гостями на вечеринке. Кто-то переоценил свои силы в «литрболле», кто-то внезапно почувствовал себя сильным и храбрым и вот-вот начнет демонстрацию своих навыков конг-фу в стиле «пьяной обезьяны».
Охрана — гарант безопасности и спокойствия гостей.

3
Свой ноут
если нет профессионального видеоинженера, то никаких презентаций на флешках, в облаках или вложенных файлах,
Видео ролики, слайдшоу, презентации, экранные заставки и весь прочий контент, который вы собираетесь демонстрировать гостям на мероприятии — подключайте со своего ноутбука, котором вы их изначально создавали или, как минимум, обкатывали и репетировали.

Частенько перенос контента с одного устройства на другое оборачивается косяками и неприятностями. Не открывается формат, нет шрифтов, уползли цвета, разрешение картинки пошло «по звезде», залогало, не подключилось, не подгрузилось…

Наймите профессионального видеоинженера, который виртуозно справится с переносом и «выдаст» в массы ваш контент в том виде, в каком вы себе его представляли. Нет такого инженера? Тогда всегда используйте только свой ноут, без флешек, облаков и пересылок с вложениями.

4

Велком бар или стол

не позволят гостю потеряться, менжевать и чувствовать себя брошенным.
Хорошее начало уже половина дела, как завещал Лев Толстой. Именно нюансы в начале мероприятия задают тон настроения гостя и если «обкакаться на взлете», то ситуацию исправить будет сложно.

Велком бар и стол на мероприятии играют роль Доброго друга, который приятельски словно обнимет на плечи, улыбнется и скажет вашему гостю, как его рады тут видеть. Затем расскажет про программу мероприятия, подскажет где тут что, чего и как. Гость не потеряется и не почувствуют себя изгоем.

Велком бар или стол помогаю гостью почувствовать уверенность и сосредоточится на мероприятии, а не тратить время и нервы на изучение вопросов организации и панического поиска знакомых лиц. Велком на входе моментально вливает гостя в «тусовку» и не оставляет ему шансов захандрить.

5

Количество официантов

дефицит обслуживающего персонала превратит мероприятие в последний день Помпеи
Есть простая формула расчета минимально достаточного количества официантов на мероприятие: 1 официант на 20 гостей на фуршете, 1 официант на 10 гостей на банкете. Увы, про это правило некоторые ивенторы забывают.

Официанты народ услужливый, внимательный и ответственный. Они в рамках возможностей homo sappiens обучены дежурным улыбкам, базовой учтивости и координации, чтобы быстро ходить и плавно подавать. Но грузоните на официанта больше того, что предусмотрено его «базовой настройкой» и мероприятие, как снежный ком, полетит стремительно вниз… туда где пишут гневные отзывы, матерят организатора и жалуются на пережитый ужас.

В чем ужас? Если официантов мало — удвоится бой посуды. Если официантов мало — гости будут есть остывшие блюда и самостоятельно подливать напитки, если бутылка на столе. Иначе будут есть в сухомятку и ждать… Дождутся и, изрядно вспотевший официант, справляясь с одышкой, обновит вино в бокале, не обращая внимания на капли, которые полетят на гостя.

6

Дополнительный клинниг

не даст гостю испытывать чувства брезгливости и стыда, которые он поспешит забыть вместе со всем мероприятием.
Чем веселей планируется мероприятие, тем липче будет пол. Сомнительное удовольствие наплясывать в клевых туфельках в неклевой, скользкой жиже, случайно пролитой кем-то из гостей. Но это не самое страшное…

Гости на мероприятии ходят в туалет. Вымыть руки, попудрить носик, на контроль макияжа, ходят по-маленькому, ходят по-взрослому, срочно позвонить, подумать и нередко погавкать на сантехнику. И чем пьяней мероприятие, чем дольше оно продолжается, тем частота посещения уборной кратно увеличивается…

Если гость с колен кричал в душу белому брату, то следущий, стоящий в очереди, не должен узреть смысл «сказанного». Если гость «не попал», нельзя давать повод остальным в нем разочароваться. Если гость решил «взрослую задачу» и, окрыленный своим успехом, забыл про смыв и ёршик, нельзя другим гостям показывать «правильный ответ»…

Туалеты должны быть чистыми. Бумажные полотенца должны быть бесконечными, пол всегда сухим и чистым… Уборщики, как ниндзя в засаде, обязаны молча дежурить на своих постах и в несколько секунд возвращать девственную чистоту кабинке в уборной, полу в основном зале и везде, где ваши гости могут усомниться в вашей чистоплотности.

Неосмотрительно вваливать деньги в мероприятие, которое будет ассоциироваться у приглашенных гостей с грязью. Полный ппц, когда фото такой неосмотрительности разлетятся по социальным сетям, с не самым выгодным для вас хештегом.

7

Подъезд к площадке

может превратится в непреодолимый квест для гостей и ваше увольнение, если в квест сыграет директор
Этот нюанс не про географическое расположение площадки, а про ее доступность. Площадка в центре Москвы не гарантирует, что к ней можно подъехать на длинном лимузине или, банально, подвезти важного гостя к парадной лестнице, чтобы он смог пафосно прощеголять по красной дорожке.

Случается, что у выбранной площадки нет подъезда для грузового транспорта и ваши подрядчики вынуждены на горбу таскать конструкции, коробки и инструмент. Случается, что площадка находится на территории какого-нибудь старого завода. И чтобы попасть на мероприятие гости вынуждены проделать марафонскую дистанцию, опрыскивая лужи, ямы и кучи индустриального мусора.

Хорошая площадка на мероприятие та, которая находится на первой линии, у которой есть отдельный подъезд для грузового транспорта подрядчиков и красивый подъезд прямо к парадному входу, для важных гостей. Если у площадки плюс ко всему вместительная парковка и метро в паре минут — это площадка эталон.

8

Соседи площадки

не должны отвлекать, привлекать и напрягать ваших гостей
Посмотрите кто соседствует с площадкой, на которой собираетесь провести мероприятие. Посмотрите на них глазами вашего гостя. Идеально, когда соседей нет. Ничего страшного, если за стенкой вашего мероприятия тихий офис, который никак не пересекается с вашими гостями.

А если там токарный цех, фитнес-клуб с орущей музыкой? А если там общественная столовая для маргиналов с общим с вами входом? Такие соседи оставят неизгладимое впечатление на ваших гостей. Уверяю, они долго будут помнить вашу конференцию под стон болгарки по металлу, презентацию эко-косметики под Рамштайн и грохот штанги, или бизнес-завтрак с ароматами тушеной капусты из соседней столовой.

Площадка на мероприятие — это целое пространство, в котором вы создаете нужную атмосферу и погружаете туда гостей. Гости ловят волну, в ходят в «транс» и вы достигаете своей цели. Позаботьтесь, что бы какой-нибудь сосед-придурок не испортил этот магический ивент-обряд.

9

Ограничения по шуму

не должны вынуждать вас корректировать программу мероприятия и идти на компромис в ущерб качеству
Часто площадки бравируют отсутствием ограничений, рекомендаций и запретов на шумные мероприятия в вечернее и ночное время. Но есть один подводный камень булыжник — время, с которого можно начинать шуметь.

Случается, что отсутствие ограничений на шум в вечернее и ночное время, не распространяется на утро или день по умолчанию. И это может вылитая в большой геморрой.

Если у вас на мероприятии выступают несколько кавер-групп, то у них не будет достаточно времени на саунд-чек. Если в программе вечера еще и DJ, который будет крутить своим сеты на том же оборудование… Если нет профессионального звукорежисера, который «подружит» всех выступающих… страшно представить в какую каковое все это выльется. Лучше не начинать и не пытаться. Смените площадку!

10

Зона для курения

как комната переговоров или кабинка релаксации
Зона для курящих гостей — должна быть, даже если вы презентуете ЗОЖ или никотиновый пластырь. Если вы курите, плохо конечно, но наличие такой пагубной привычки сильно облегчит задачу с планирование зоны для опускания дыма в небо.

Зона для курящих гостей не должна быть отсекающей, отделяющей или ограничивающей. Это не резервация для индейцев и не загон для крупного, безрогого скота — это место обязательного ритуала.

Заставьте курящих гостей раздетыми бегать на мороз, пусть они мокнут под дождем и отбирайте у них стаканы с коктейлями под предлогом, что с посудой на улицу нельзя… Если и не мордобой, то отзывы в интернете будут самые изощренные, а мероприятие «обезлюдится» значительно быстрее запланированного.

Достаточно только поставить газовый уличный обогреватель, придумать навес, поставить пепельницы, предложить зажигалку… Любой намек о проявлении заботы о курящих гостях вознесет вас в их глазах.

БЛОГ CPEDA LOFT
Почитать ещё
полезные советы, анонсы мероприятий, отчеты с вечеринок